Transportation Management System (TMS): Cos’è e Perchè è Necessario

Un Transportation Management System è una piattaforma software che, grazie l’uso della tecnologia, è in grado di supportare le aziende nelle operazioni di pianificazione, esecuzione e ottimizzazione della logistica e quindi della movimentazione dei prodotti, sia in entrata sia in uscita.

Questi sistemi svolgono un ruolo centrale nella gestione della supply chain, migliorando ogni parte del processo lungo la catena di fornitura e garantendo allo stesso tempo che i documenti e le spedizioni siano conformi alle normative.

Il TMS fa spesso parte di un sistema più ampio di gestione della supply chain (SCM) e, per dare i massimi risultati, deve potersi integrare con gli ERP e gli altri sistemi interni alle aziende.

Solitamente, un sofwtare TMS è installabile on-site, ossia sul server aziendale, ma oggi sono sempre più diffusi nella loro versione in Cloud, gestibili e controllabili da remoto.

Un sistema di gestione dei trasporti basato su cloud offre economie di scala migliori, riduce il total cost of ownership e ha un ritorno sugli investimenti (ROI) molto più rapido. Inoltre, richiede tempi minori di installazione e aggiornamento e di solito offre livelli di sicurezza e affidabilità più elevati.

Che si tratti di una soluzione on-site o in cloud, la piattaforma per la gestione dei trasporti ha tre funzioni fondamentali:

1. Pianificazione: il software permette di scegliere i metodi di spedizione migliore di una certa merce per una certa destinazione in funzione di costi, distanze, rotte e così via. Inoltre, garantisce una visione completa su quelle che possono essere normative internazionali da rispettare e tariffe doganali.
2. Esecuzione: a seconda del tipo di sistema scelto, il TMS può offrire la comunicazione con i trasportatori, l’assistenza e la fatturazione diretta. Alcune soluzioni avanzate forniscono anche servizi track-and-trace, rendendo possibile lo scambio di informazioni in tempo reale tra i vari attori della catena di fornitura. Un’altra funzione possibile riguarda l’invio della documentazione corretta di import ed export e la garanzia che le spedizioni siano Trade Compliant.
3. Ottimizzazione: i sistemi di gestione del trasporto misurano e tengono traccia di risultati e performance attraverso una dashboard dedicata e una reportistica puntuale.

Alla base di ogni sistema di questo tipo, ci possono essere algoritmi di intelligenza artificiale, strumenti di data analytics e soluzioni IoT. Soluzioni, quindi, di innovazione tecnologica e gestionale che modificano il modello operativo con cui un’azienda si interfaccia con la propria distribuzione.

Caratteristiche

Una delle caratteristiche principali dei Transportation Management System è l’apertura verso altri sistemi. Questo aspetto permette infatti una migliore integrazione con altri sistemi interni o esterni all’azienda offrendo allo stesso tempo determinati livelli di efficienza e di sicurezza.

In ogni caso, il software deve poter identificare tutte le informazioni relative ai prodotti in arrivo o in partenza attraverso la codifica con codice a barre. Informazioni quali ad esempio la tipologia della merce, l’imballo, la destinazione, il mezzo di trasporto e i tempi.

Inoltre, deve garantire una perfetta tracciabilità delle merci.

I principali vantaggi offerti da un sistema TMS sono:

• Riduzione dei tempi di pianificazione e dei costi legati al trasporto: l’uso di algoritmi e di tecnologie digitali permette di pianificare in maniera manuale o automatica gli spostamenti ottimizzando l’uso di veicoli e automezzi e comprimendo i tempi di consegna.
• Migliore pianificazione e tracciamento delle operazioni di logistica e movimentazione merci.
• Riduzione dei tempi di trasporto grazie a una migliore pianificazione dei mezzi e delle rotte.
• Verifica delle conformità normative delle spedizioni a livello internazionale.
• Aumento della saturazione dei mezzi. Le nuove tecnologie applicate nel sistema di gestione del trasporto consente di simulare e poi realizzare spostamenti a pieno carico ottimizzando l’uso dei veicoli.
• Monitoraggio della flotta e consegne in tempo reale. Le tecnologie adottate fanno sì che venga scelto il percorso più breve con il calcolo in tempo reale rispetto all’orario previsto di arrivo e di consegna.
• Miglioramento della comunicazione tra cliente e trasportatore. Il software TMS mette in comunicazione diretta cliente/consumatore con i trasportatori, riducendo il numero delle chiamate.
• Aumento della customer satisfaction.
• Visibilità su tutte le operazioni di logistica da un’unica dashboard centralizzata.
• Automazione dei processi di fatturazione e del flusso documentale
• Miglioramento della qualità e dell’efficienza dei servizi offerti.
• Semplificazione dei processi della supply chain attraverso aree geografiche, modalità e corrieri
• Implementazione della sicurezza, soprattutto durante il transito della merce.

In sostanza, avere un software per la gestione del trasporto consente all’azienda di essere di efficiente ed efficace, di migliorare i servizi e quindi la soddisfazione dei clienti e di ridurre i costi. Si tratta di uno strumento in linea con la trasformazione in ottica Industry 4.0

Alcuni studi riportano come le aziende possano ottenere, grazie all’uso di un TMS, risparmi dal 5 al 10% sui costi di gestione, pianificazione e trasporto.

Inoltre, di fronte a un sistema commerciale e distributivo in continua evoluzione, molte aziende si trovano in difficoltà a restare al passo con i tempi e a gestire la loro supply chain in modo efficiente ed efficace senza incorrere in problemi.

Non dimentichiamoci che la gestione tradizionale delle informazioni e dei documenti legati alla movimentazione delle merci presenta differenti problematiche che si traducono in sprechi di tempo e risorse e che possono generare errori come:

• sviste nel caricamento dei dati e nel loro trasferimento;
• ritardi nella ricezione delle informazioni, nella loro elaborazione e nella trasmissione dei dati ad altri attori della supply chain;
• insufficienza o errata imputazione dei dati;
• incompletezza della documentazione;
• doppio inserimento di dati;
• indisponibilità delle informazioni richieste quando e dove si rendano necessarie;
• manca di tracciamento e perdita di tempo nel recupero delle informazioni;
• difficoltà nelle attività di gestione e controllo dell’iter della spedizione.

Queste considerazioni mettono in evidenza quanto sia importante ripensare a un nuovo di management, distribuzione e spedizione dei prodotti che permetta una gestione diretta, moderna ed efficiente.

Come sceglierlo

Esistono diversi tipi di Transportation Management System sul mercato. E’ possibile fare una prima grande distinzione tra prodotti open source e software proprietari. I primi possono avere costi anche molto bassi, se non nulli, ma presentano alcune criticità e possono portare a problemi di sicurezza e affidabilità. Soluzioni open source di questo tipo sono infatti facilmente soggetti a bug o ad arresti improvvisi e non offrono assistenza ai clienti né particolari misure di protezione della privacy.

Per contro, i software TMS presenti sul mercato da vari fornitori aziendali possono essere anche molto onerosi e offrono funzionalità diverse tra loro.

Un’altra differenza importante riguarda le soluzioni in cloud che possono essere più facili da installare e aggiornare e sono di solito di più facile utilizzo.

I Transportation Management System vengono principalmente adottati dalle aziende che devono spedire, movimentare e ricevere merci con continuità nel tempo. Rientrano tra queste:

• Aziende manifatturiere
• Distributori
• Aziende commerciali o di e-commerce
• Attività di vendita al dettaglio
• GDO o aziende del settore retail
• Aziende che forniscono servizi logistici, come società di logistica di terze parti e service provider della logistica (LSP)
• Spedizionieri, trasportatori e corrieri.

Parlando di ambiti applicativi, le aziende in quasi tutti i settori, dall’edilizia alla biologia, utilizzano un sistema di gestione dei trasporti.

Gli utenti principali sono le aziende che spendono almeno 100 milioni all’anno in merci, ma sono sempre più numerose anche le piccole medie imprese che scelgono di utilizzare un TMS per i benefici che ne derivano.